Für das Institut für Auslandsbeziehungen e.V. (IFA) erstellte BusinessCode eine Lösung auf Excel-Basis. „BusinessCode ist bei solchen Projekten der richtige Partner, wir nehmen auf die bestehenden Prozesse unserer Kunden Rücksicht, wenn diese das wünschen“, erklärt CEO Martin Schulze. Diesen Mehrwert haben auch bereits andere Kunden des Bonner IT-Unternehmens erkannt. Doch worum geht es genau in dem Projekt für das IFA?
Das Institut für Auslandsbeziehungen e.V. (IFA) fördert als Mittlerorganisation der Auswärtigen Kulturpolitik den internationalen Kunst- und Kulturaustausch. Jahrelang wurden die Kostenberechnungen händisch in Excel-Tabellen eingetragen und bearbeitet. 2021 kam das IFA auf den Bonner Digitalisierungsexperten BusinessCode zu und bestellte ein Excel-Tool zur Vereinfachung der Berechnung und der Prozesse. Dazu reichte das IFA einen Designvorschlag für das Tool mit ein.
Die Excel-Basis bleibt bestehen, die Kostenberechnung vereinfacht
BusinessCode entwickelte das Tool auf Excel-Basis, erweitert um für das IFA maßgeschneiderte Funktionen. Dazu gehört auch, dass BusinessCode im Tool Glossare mit Übersetzungen angelegt hat. Das heißt konkret, wenn ein Projekt oder eine bestimmte Maßnahme intern unter dem Begriff „A“ läuft, extern aber „B“ heißt, findet diese Übersetzung von A nach B automatisch im Tool statt.
Das Tool funktioniert auf der Basis VBA Makros. Ein Makro ist in der Softwareentwicklung eine zusammengefasste Folge von Anweisungen oder Deklarationen unter einer bestimmten Bezeichnung. Somit kann man diese mit nur einem einfachen Aufruf ausführen. Das heißt für das Tool konkret: Es sind bestimmte Regeln und Bedingungen hinterlegt. Wenn bspw. etwas in Feld A steht, wird es in Feld B entsprechend ergänzt.
Die Projekte, deren Kosten berechnet werden sollen, kann man in einer Mastertabelle anlegen. Dafür trägt der User die Anzahl der Aktionen, der sogenannten Maßnahmen (mehrere Unterkategorien der Finanzierung wie bspw. Personalkosten), den Beginn und Ende des Projektes und den Dateinamen dort ein.
Aufstellung aller Posten eines Projektes
Mit diesen Angaben wird der Finanzierungsplan zum Projektantrag erstellt. Darin werden alle Maßnahmen (die Anzahl der Aktionen im vorherigen Schritt) übersichtlich dargestellt, aufgeteilt in Haushaltsjahre, die Zeit, in denen das Projekt läuft. Der User kann neue Zeilen einfügen und benennen (bspw. „Aushilfen“), die Kosten dafür angeben und im Mainsheet wird alles summiert. Dann kann die Tabelle als PDF exportiert werden und der erstellte Finanzierungsplan herausgegeben und veröffentlicht werden.